گفتگو
آصفی
استفاده از دبیرخانه های هوشمند؛ دروازه ورود به نظام اداری الکترونیک مصاحبه با رحیم آصفی معاون اداره کل حوزه دفتری وزارت آموزش و پرورش پیرامون دبیرخانه های نظام اداری کشور  

رحیم آصفی هستم معاون اداره کل حوزه دفتری وزارت آموزش و پرورش با 27 سال سابقه در نظام اداری کشور و در حال حاضر به مدت 2 سال مسئول انجام مکاتبات، اسناد و پیگیری آن در سطح وزارت آموزش و پرورش می باشم.

 

دولت دانا- همانطور که مستحضر چهل و یکمین اجلاس مدیران دبیرخانه های نظام اداری کشور برگزار شد، به نظر شما چنین اجلاس ها و همایشهایی چقدر می تواند در جهت بهبود عملکرد دبیرخانه های دولت مؤثر باشد؟

 

همانطور که می دانید در سال های گذشته با ورود فناوری اطلاعات در سطح جامعه بخش های مختلف جامعه دستخوش تغییرات اساسی شدند. یکی از این زمینه ها و حوزه ها، بحث حوزه اداری و دبیرخانه های نظام اداری است.

دبیرخانه های نظام اداری با ورود فناوری اطلاعات، زیرساخت های مربوطه را شناسایی کرده و در صدد توسعه آن در جامعه می باشند. برگزاری نشست هایی از این قبیل همیشه می تواند بر روی شیوه ها، تکنولوژی ها و روش های انجام فعالیت های دبیرخانه در سطح جامعه مؤثر باشد.

همچنین در این خصوص مقالاتی ارائه خواهد شد که دربرگیرنده آخرین تغییرات و تحولات این حوزه می باشد و به نوعی می تواند در امر اطلاع رسانی به جامعه مؤثر باشد. بنابراین یکی از مهمترین نقش هایی که اینگونه اجلاس می توانند ایفا کنند، نقش اطلاع رسانی و در پی آن انجام تغییرات برای اصلاحاتی است که نیاز جامعه محسوب می شود.

 

دولت دانا - به نظر شما اصلی ترین چالش دبیرخانه های دولت چیست؟

 

مهمترین چالش به نظر بنده عدم وجود یک استراتژی مشخص برای فعالیت دبیرخانه هاست. البته نه به این معنا که اصلاً هیچ گونه فعالیتی در این مورد صورت نگرفته و یا هیچ گونه هدفی مشخص نشده باشد.خیر. اتفاقاً اقدامات و فعالیت های زیادی در این حوزه صورت گرفته و اهداف کوتاه مدت بسیاری در دستور کار دبیرخانه صورت گرفته است.

اما مشکل اصلی این است که استراتژی بلند مدت مناسبی در دبیرخانه ها اتخاذ نشده است و خیلی اوقات فعالیتهای دبیرخانه ها و دستگاه های اداری سلیقه ای است. 

نکته دیگر و چالش دیگری که در این حوزه وجود دارد این است که اغلب سازمان ها برای جذب نیرو در دبیرخانه های نظام اداری شان با دیدگاهی سنتی پیش می روند.

به این معنا که ما زیرساخت های دبیرخانه ها را مبتنی بر نظام الکترونیک تغییر داده ایم و این تغییر باعث می شود که تخصص های خیلی جدید و به روزتری را برای دبیرخانه ها نیاز داشته باشیم؛ اما بعضاً شاهد این هستیم که در دبیرخانه ها از افرادی با دیدگاه سنتی و بدون تخصص لازم استفاده می شود و این امر منجر به کاهش کارایی و اثر بخشی دبیرخانه ها در نظام اداری می شود.

نکته دیگری که باید به آن توجه کنیم این است که تکنولوژی دائم در حال تغییر است و هرچه به سمت جلو حرکت می کنیم، تکنولوژی ها و فناوری های جدیدتری به جامعه عرضه می شود و سعی ما باید بر این باشد که با توجه به به روز شدن سیستم های اداری، از این تکنولوژی ها و فناوری ها استفاده کنیم.

البته باید در این زمینه با هوشمندی کامل عمل کنیم. چرا که استفاده از تکنولوژی جدید نیاز به زمان، نیرو و هزینه زیادی دارد و برای اتخاذ یک تکنولوژی جدید لازم است که زیرساخت های قبلی را به صورت اساسی تغییر دهیم و زیرساخت های جدیدی جایگزین کنیم و این امر زمان و هزینه زیادی دربر خواهد داشت. بنابراین نباید بی گدار به آب بزنیم.

 

دولت دانا- دبیرخانه الکترونیک وزارت آموزش و پرورش فعالیت خود را از چه زمانی آغاز کرده و عمده برنامه های آن چیست؟

 

آموزش و پرورش به عنوان یکی از بزرگترین و پرمخاطب ترین دستگاه های دولتی مطرح است. جمعیت دانش آموزی در حال حاضر حدود 12 میلیون می باشد که با بیش از 1 میلیون کارمند (معلم) در بیش از 105 هزار مدرسه در 700 منطقه آموزشی تحت پوشش وزارت آموزش و پرورش فعالیت می کنند. به هرحال یک همچنین نهادی دارای ارتباطات سازمانی و فرا سازمانی خاصی است که با توجه به تغییرات تکنولوژیکی باید در جهت تسریع و دقت این ارتباطات گام برداشته شود. آموزش و پرورش هم با توجه به تغییراتی که در چندسال اخیر در جامعه اتفاق افتاده است، تقریباً از اوایل دی ماه سال 1389 با ایجاد یک دبیرخانه مرکزی، سیستم اتوماسیون اداری را به صورت رسمی فعال کرد و در حال حاضر تمام مناطق و مدارس ما به این سیستم مجهز شده اند و هرکدام متناسب با نیاز خود از این سیستم استفاده می کنند.

برنامه هایی که تا کنون در این حوزه انجام گرفته عبارتند از:

• تحت پوشش قرار دادن آمار در یک نظام متمرکز، از جمله برنامه هایی بوده که از ابتدا با فرهنگ سازی مناسب و در طی چند مرحله در سطح وزارت آموزش و پرورش انجام شده است. و همچنین نیروی انسانی مورد نیاز ما آموزش های لازم را در این زمینه دیدند.

• بروز کردن سیستم اتوماسیون اداری. به جهت استفاده از امکانات جدید و پاسخگویی و ارتباطات سازمانی مناسب سعی بر این است که این بروز رسانی ها صورت بگیرد.

• بررسی و پیگیری گزارش سازی های دقیق از سیستم. که این امر از ابتدا تا به الان وجود داشته است. به این منظور که بتوان در اسرع وقت گزارش های لازم را از نحوه یا گردش فعالیت های خود در دبیرخانه داشته باشیم و به واحدهای دیگر گزارش های لازم را ارائه دهیم.

• تغییر نگرش و حرکت از سیستم سنتی به سیستم الکترونیک. سعی ما در این قسمت بر این بوده که از برنامه های فرهنگی و آموزشی برای کارکنان استفاده کنیم.

• استفاده از سیستم های تکمیلی و پاسخگویی در انجام سریع مکاتبات. به عنوان مثال می توان به ابزار هایی چون قلم نوری، گویش پرداز اشاره کرد که تسریع دهنده مکاتبات اداری می باشند.

• پیگیری سامانه های پاسخگو که تحت عنوان Call Center مطرح می باشند و ما از این طریق می توانیم به صورت الکترونیک پاسخگو باشیم و وضعیت پاسخگویی را بهبود بخشیم.

 

دولت دانا – وزارت آموزش و پرورش در حوزه دبیرخانه های هوشمند چه دستاوردها و موفقیت هایی را بدست آورده است و چقدر توانسته به اهداف و استراتژی های کوتاه مدت و بلند مدت خود دست پیدا کند؟

 

فعالیت ها و برنامه های صورت گرفته در این حوزه بسیار زیاد است که پرداختن به همه آنها در این فرصت کم میسر نیست. اما اگر بخواهیم به اهم آنها اشاره کنیم، ایجاد یک دبیرخانه مرکزی در سطح وزارت آموزش و پرورش بود که این کار به صورت 100 درصدی انجام شد و تقریباً تمامی ارسال مراسلات این وزارت خانه از طریق سیستم اتوماسیون اداری قابل انجام است.

مورد بعدی تمرکز نیرو ها در حوزه دبیرخانه ها و کاهش 80 درصدی این نیروها بوده است. به هر حال با ورود تکنولوژی جدید، انتظار بر این بود که نیروها بتوانند به صورت تخصصی در حوزه های کارشناسی خودشون فعالیت کنند و بنابراین ما توانستیم این امر را میسر کنیم و تا حدود 80 درصد نیروهای دبیرخانه را کاهش دهیم و از حضور آنها در حوزه دیگری استفاده کنیم.

در ادامه دو فعالیت ذکر شده، آزاد شدن میزان فضای کار تا حدود 90 درصد بود که ما توانستیم از این فضا برای انجام امور دیگر در وزارت آموزش و پرورش استفاده کنیم.

از دیگر دستاوردهایی که می توان به آن اشاره کرد، بهره برداری مناسب از امکانات و استفاده بهینه از دستگاه ها بوده است که تقریباً می توان گفت در این امر به 70 درصد از اهداف خود رسیده ایم.

بکارگیری نمابر مرکزی در اتوماسیون اداری جهت رفاه حال تماس گیرندگان ستادی از دیگر دستاوردهای وزارت آموزش و پرورش بوده است.

ایجاد میز خدمت حضوری و متمرکز در داخل دبیرخانه برای پاسخویی به مراجعین و ارباب رجوع از موفقیت های دیگر است که ما در این زمینه به اهداف بالایی دست پیدا کردیم.

از دیگر دستاوردها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• مدیریت متمرکز امور اجرایی کاربران در سیستم اتوماسیون اداری

• اجرای برنامه دورکاری کاربران و امکان کاربری تحت وب سیستم اتوماسیون اداری در پرتال مرکزی

• اجرای پروتکل ای سی ای و ارتباط بین دبیرخانه های آموزش و پرورش با سایر دستگاه های کشور از سال 1389

• نظارت راهبری ارتباطات الکترونیکی حوزه ستادی با مراکز تابعه به صورت آنلاین

• راه اندازی و تقویت پایگاه پرسش و پاسخ

• برنامه ریزی در خصوص ارائه RFP برای اجرای تخصصی Call Center

• راه اندازی سامانه پاسخگویی 1520 برای رفاه حال بیشتر مراجعین

• استفاده از سیستم بایگانی و اسناد اتوماسیون اداری جهت گردش سریع پرونده ها

زمان تحول – به نظر شما اهمیت وجود دبیرخانه های الکترونیک در سازمان ها به چه میزان است؟

دبیر خانه های الکترونیک معمولاً موجب صرفه جویی در فضا و مکان می شوند. و بدین ترتیب می توان از این فضاها برای کارها و موارد دیگر استفاده کرد بنابراین استفاده از دبیرخانه های الکترونیک به نوعی موجب افزایش فضای سازمانی خواهد شد. نکته دیگر در خصوص اهمیت دبیرخانه ها این است که دبیرخانه های الکترونیک موجب تسریع در برقراری ارتباطات سازمانی می شوند و این سرعت بخشی در خیلی از مواقع قابل قیاس با روش های دیگر نیست. اهمیت دیگر بحث دقت در تنظیم مکاتبات و برقراری ارتباطات است که به نوعی با وجود دبیرخانه های الکترونیک، دقت کار بالا می رود و افزایش می یابد.

همچنین با وجود دبیرخانه های الکترونیک می توان فرهنگ فعالیت های دبیرخانه ای را در سایر بخش ها و حوزه های کاری دیگر تسریع بخشید. همچنین تعداد افراد شاغل در دبیرخانه های الکترونیک در مقایسه با دبیرخانه های سنتی کاهش پیدا می کند. بنابراین از پست های سازمانی می توان در سایر بخش هایی که نیاز بیشتری دارند استفاده کرد. اهمیت دیگر، ایجاد اطمینان و اعتمادی است که مدیران نظام اداری در نحوه برقراری و انجام امور برای کارشناسان ایجاد می کنند. به این معنا که دبیرخانه های الکترونیک در این زمینه اطمینان و اعتماد مدیران را افزایش می دهد. و اهمیت آخر که جزء مهمترین آنها به شمار می رود، این است که دبیرخانه های الکترونیک، زیربنایی برای حذف کاغذ در ارتباطات سازمانی به شمار می روند و لازمه ورود به نظام اداری الکترونیک استفاده از دبیرخانه های الکترونیک می باشد.

 

دولت دانا- از اینکه وقت خود را در اختیار خوانندگان فهیم ما قرار دادید متشکریم.

تبلیغ ها
همایش پدافند سایبری
مجمع مدیران فاوا
کتاب سال فاوا
آژانس خبری دولت الکترونیک
کنفرانس ها و تبلیغ ها
کلیه حقوق سایت متعلق به مرکز فناوری اطلاعات، ارتباطات و امنیت نهاد ریاست جمهوری است.